什麼是檔案？

在現今社會中，檔案的管理和應用愈來愈普及和重要。但是，大眾往往把檔案學的概念與圖書館學及記錄管理混為一談。

檔案的性質與定義

第一， 談及檔案的性質和定義時，必須提及檔案特性（Attributes of Record）。這是指出檔案需要具備甚麼性質，當中可以分為內容（Content）、結構（Structure）和脈絡（Context）三方面。首先，檔案內容是指記錄的內容說甚麼、記錄甚麼。其次，檔案結構可以分為兩部分。第一部份是指與某一記錄有關的內部排列，例如，記錄內部的佈局、分頁、段落和圖表等。而第二部份是指某一記錄在整個檔案系統中，與其他記錄的物理關係或邏輯關係。例如，在文件夾或日記帳中找到某一文檔的位置，顯示了不同文件之間的關係、先後次序。最後，脈絡可以稱為元數據（Meta Data），是指記錄與交易、公事過程（Business Process）的關係。當中記錄涉及誰人（Who）、時間（When）、地方（Where）以及原因（Why），凡此種種線索，也有助於說明檔案的背景信息，來進一步理解檔案的內容。

第二，當記錄要成為可靠的證據時，檔案就必須要符合四大條件，包括真確性(authenticity)、可靠性(Reliability)、可用性(Usability)和完整性(Integrity)。首先，真確性是指檔案內容真確無誤，檔案由創建或發送它的人在指定時間創建或發送，反映整個檔案由生成到管理，也是準確無誤。 其次，可靠性是指檔案內容可以被視作為具有完整的活動或事實記錄，是準確並且可以依賴這些內容。最後，可用性分別是指檔案可以被檢索、閱讀，而完整性是指檔案內部是完整而不會改變。

第三，檔案是一個從記錄管理組成（Records Management Components）的過程，是由「記錄」（Records）到「檔案」（Archive）。檔案保管歷史（Custodial History）。這是檔案學中一個重要的概念，可以用來描述記錄過去檔案的保管權及其歷史，並提供檔案擁有權的詳細信息。 而處理檔案時必須遵循不間斷保存原則（Principle of Unbroken Custody），這原則中的「不間斷」（Unbroken）就是指由產生檔案到現在是一直控制，以確保檔案內容在保存的過程中，不受其他人所影響。 由這個角度來說，檔案就是經評估具有歷史（檔案）價值的記錄，被選擇永久保存在檔案機構中。要理解記錄是甚麼，就要明白公事過程（Business Process）如何產生檔案。如何產生歸檔(filing)，歸檔令記錄有脈絡有公事產生，就有檔案。例如，某公事生成的過程中，記錄的過程有由收集申請、接受申請、審查申請、批核申請。在過程中，不論是申請表格，還是內部備忘錄（memorandum），都是檔案的一部分。處理記錄時，需要了解記錄的生命週期概念（life cycle concept）。記錄的生命週期概念記錄是包括創造（Create）、使用（Use）、（Retain）、（Appraise）和（Dispose）。在周期即將結束時，記錄面臨四個處置選項，包括毀滅、臨時保留在記錄中心、由於其歷史價值而永久保留在檔案中作為檔案，以及把其媒介改變。

第四，檔案可以分為有兩大類型，包括行政檔案（Administrative Records）和業務檔案（Program Records ）。它們各自亦有主題檔案（Subject Records）和個案檔案（Case Records）。行政檔案的出現是為業務更好，促進公司、機構發展，業務檔案較容易永久保留。

甚麼不是檔案

在討論甚麼是檔案後，有幾個概念必先要梳理，來分辨甚麼不是檔案。首先，記錄（Record）是個人或組織創建或接收任何格式的文檔， 然後由個人或者組織進行保存和管理，以作為特定活動的證據。其次，文件（Document）不是記錄，如果不處理文件的話就不會是檔案。文件必須歸檔（Filing），才能成為記錄。歸檔是一個過程，就是相同的業務或交易會按照時間的順序排列，形成一個文件的過程。這個時候文件就是記錄。只有在提交文件後，他們才能擁有屬性的記錄，否則就不可以成為檔案。

另外，檔案（Archive）和記錄管理（Record Management）有少許分別。檔案管理員（Archivist）與記錄管理員（Record Manager）的工作相似，也是處理資料、記錄。但是從記錄的類型來說，檔案管理員的工作是處理歷史記錄，而記錄管理員所處理的是當前和半當前記錄處理現存（Current）和半現存（Semi- current）的記錄。兩者的分別在於所處理的記錄之時間。當前記錄（Current Record）是指當前操作所需的那些記錄；半當前記錄（Semi- current Record）是指那些不需要隨時應用，但出於法律、財政或運營目的，而所保留的記錄。

檔案管理員的工作

在討論檔案時，必須討論檔案管理員的工作如何促進或提高檔案的「證據質量」。檔案管理員在處理檔案時，其嚴謹而有系統的工序令檔案的證據性更加充實。他們的工作有以下幾種特點：
第一， 當檔案管理員編排好記錄後，必須繼續進行下一個步驟，就是進行檔案描述（Archival Description），主要是使用檔案說明通用國際標準ISAD（G）的檔案描述。檔案管理員需要按照檔案編排級別（Level of Archival Arrangement） 來把檔案分類。最高級別的是全宗（Fonds），是整個檔案的描述。系列（Series）、子系列（Sub-series）是檔案中各組成部分的說明，系列的形成必須是同一系列的文件擁有相同的業務、格式、創建機構，以及文件編號等等。文件（File）是檔案中較小零件的描述，以及獨立物品（Item）是檔案中每個獨立而不能再細分的記錄描述。

第二， 檔案管理員的其中一項主要任務是檔案編排（Archive Arrangement）。他們的首要任務是將這些記錄分類，排列成不同、獨立的「記錄系列」（Record Series）。在編排檔案的過程中，必須要根據「檔案原則」（Archival Principle），將記錄、文件安排到單獨的記錄系列中。主要有兩個檔案原則，包括是來源原則（Principle of Provenance）和原始排列原則（Principle of Original Order ）。來源原則是指處理檔案時，重視來源出處，把來源相同的檔案歸為一組，檔案不得與其他記錄創建者的檔案混在一起。 原始排列原則是指檔案管理員在整理記錄、文件時，要尊重收到這些記錄、文件時的排列方式，應該按照它們原來順序來整理。

第三，在評估檔案時，檔案管理員需要了解涉及該記錄的組織或生產者的範圍。事實上，檔案管理員有不同的方法來評估檔案。第一種方法是按照記錄清單來劃分優先級別（Prioritizing by Records Inventory），就是針對清單和計劃記錄所涉及的組織或單位進行描述。第二種方法是按功能劃分優先級（Prioritizing by Functions），檔案管理員首先要評估有關該記錄的業務功能和組織活動，而不是立即盤點和評估記錄。可是，這個方法所引申出一個問題，就是這個方法有時會忽略了一些在組織之外具有次要價值的記錄。第三種方法是按業務系統設計劃分優先級（Prioritizing by Business Systems Design），是將記錄管理資源集中在設計業務系統之上，尤其是電子系統。這系統的問題是檔案管理員要儘快做出評估決定，令系統設計能夠配合。不過，在保留記錄如果以後修改系統，相當困難滿足，而且成本很高。記錄管理機構必須與信息技術辦公室緊密合作，開發包含記錄保存要求的信息系統。

檔案在歷史研究中獨特的證據價值

除了了解檔案的特性和檔案管理員如何處理檔案外，檔案與歷史的關係亦相當緊密，在歷史研究中具有不可取代的價值，檔案反映並建構了我們的身份認同和歷史。「我們是甚麼源自於我們保留甚麼」（We are What we keep），正正反映了檔案與歷史的關係。 如果在歷史研究中沒有檔案的出現，就無法有真確證據來分析歷史。

檔案管理員處理檔案時，非常強調檔案的證據價值。他們的首要責任就是需要跟據檔案學中的評估理論（Appraisal Theory）來決定評估甚麼記錄、文件需要存檔，甚麼記錄、文件需要銷毀。 這項工作是最艱鉅也是要求最高的任務，記錄評估是確定記錄價值以進一步使用的過程，因為評估的過程牽涉到決定記錄的「最終性」（Finality），使檔案選擇（Archival Selection）變得非常重要，而這個過程就是書寫歷史的行為。檔案管理員進行檔案評估時，先要考慮記錄的價值，包括主要價值（Primary Value）和次要價值（Secondary Value）。主要價值是指最初創建記錄的記錄來源價值，包括財政價值（Fiscal Value）、法律價值（Legal Value）和行政價值（Admin Value）。次要價值是其他機構和私人用戶可能對記錄進行的剩餘使用，包括證據價值（Evidential Value）、資訊價值（Informational Value）。以上各種獨特的價值都在歷史研究中，是重要的證據。